如何应对 SCAN 验厂的审核？

# SCAN 审核当天全套应对方案（Costco 供应链适用）

核心原则：**不造假、不顶嘴、说写做一致；Critical 是红线，优先保住没有关键项**；审核流程固定：**首次会议 → 文件审核 → 现场巡厂 → 独立员工访谈 → 末次会议 → CAP 整改**

## 一、提前配置陪审小组（审核前 1 天落实）

固定 3 个核心陪同人，全程跟着审核员，**不要频繁换人**

1. 总负责人（安全负责人 / 厂长）：对接审核员、确认问题、末次会议表态

2. 文件文员：所有 SCAN 台账、程序文件、电子记录，随要随调，按文件夹分类（建议电子版 + 纸质两套）

3. 现场主管（保安 / 仓库主管）：负责围墙、监控、装柜区、封条、门禁现场解释

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> 注意：访谈环节**厂方人员不能在场**，审核员单独找员工问话，这是硬性规则

## 二、审核员进厂第一道关：门卫接待

1. 保安正常核验审核员证件、登记访客、发放访客证、全程陪同，**不能让审核员独自进入仓库 / 装货区**

2. 保安不要擅自开门放行；门卫记录、车辆进出台账随时可查

3. 保安自己要提前培训：访客流程、发现可疑人员 / 货物怎么上报

## 三、首次会议（15–30 分钟）

✅ 该做：

- 介绍参会人员，提交**厂区平面图**（标注围墙、监控、装柜区、封条存放点）

- 确认审核范围、版本（纯 SCAN 反恐 / SCAN Social 带社会责任）、审核计划

- 主动说明：我们的安全体系对标 C‑TPAT，愿意配合核查

❌ 不要：

- 不要夸大、不要承诺不存在的流程；不要主动带审核员去容易出问题的区域

- 不要和审核员争论标准

## 四、文件审核环节（扣分重灾区）

审核员随机抽近 12 个月记录，重点：封条台账、七点检查表、背景调查、反恐培训、承运商评估、访客 / 巡逻记录、监控维护记录、异常上报记录

✅ 应对话术：

- 审核员要资料：“好的，请稍等，我马上调取”，快速给到；找不到不要瞎编记录

- 如果某份记录缺失：**不要造假**，如实承认，说明整改计划（什么时候补、怎么落地）

- 所有文件编号、日期、人名要互相匹配，单据、封条号、柜号一一对应

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> 高频抽查：ISO17712 封条证书、封条领用归还台账、每柜七点检查照片

## 五、现场巡厂应对（Costco 审核员最爱蹲装柜区、监控室）

动线跟着审核员走，他想看哪里就看哪里，不要刻意阻拦、绕路

重点区域应对要点：

1. **监控室**

   - 提前确认录像≥90 天，硬盘正常，保安会回放调取

   - 审核员会随机挑一个日期、一个点位调录像；调不出来直接大概率 Critical

   - 主动提供监控维护、巡检记录

2. **装柜区 & 封条存放柜**

   - 封条锁在独立柜子、专人保管、编号登记；只能是 ISO17712 高保封条

   - 七点检查：说明是**装柜前检查、拍照、填表**，照片和台账绑定存档

3. **周界围墙、门禁**

   - 围墙破损、照明不足如实说明，给出明确整改时间表（例如：30 天内修补、加装灯）

   - 门禁权限、离职回收记录配套可查

4. **仓库、货物区域**：合格 / 待出货 / 待检分区隔离

✅ 黄金话术：

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> “这个点我们已经识别为风险点，整改方案已经做好，计划 XX 日前完成，后续会加入日常自查”

❌ 大忌：

- 隐瞒破损、盲区；偷偷遮挡摄像头；说 “我们平时都做，只是这次记录找不到”

- 不要和审核员争辩 “别的工厂都不查这个”

## 六、员工独立访谈（最容易翻车）

访谈对象优先抽：**保安、仓管、装柜工人、报关、IT**，随机抽，审核员单独面谈，陪审人员必须离开

### 高频 SCAN 反恐访谈问题（纯反恐，不问工时工资；SCAN Social 版本才会加劳工问题）

1. 陌生人来仓库、没有登记你怎么办？

2. 集装箱封条发现破损、被改动怎么办？上报给谁？

3. 集装箱七点检查是哪七点？什么时候检查？

4. 封条谁保管？能不能随便拿？

5. 你有没有参加反恐培训？多久一次？

6. 如果发现货物里面夹带不明东西怎么做？

### 员工统一要求（不要死背话术，理解为主）

1. 如实说，**不知道就直接说 “这个我不清楚，我会上报安全负责人”**，千万不要乱编

2. 回答和程序文件保持一致；不要前后矛盾

3. 禁止刻意引导员工说谎、串供，一旦审核员发现串供，直接判定造假（Critical）

## 七、末次会议（定不符合项等级：Critical / Must / Should）

✅ 该做：

1. 认真记录每一条不符合项，**记下审核员对这条问题的判定等级**（非常关键）

2. 有疑问可以礼貌澄清，但不要激烈反驳；如果对判定有异议，可以说明并提供补充证据

3. 管理层表态：感谢，会按 SCAN 平台时限（一般 60–65 天）提交 CAPA 纠正预防措施，举一反三自查

4. 确认：报告什么时候上传 SCAN 系统、CAP 提交入口、提交截止日期

❌ 不要：当场承诺 “今天就全部修好”，合理给出整改周期

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> 重点：**末次会议只是口头通报，不是最终报告；CAPA 提交、被 BSI 审核通过才算闭环，报告才会共享给 Costco 等买家**

## 八、审核结束之后：CAPA 整改（决定能不能拿到长有效期）

CAPA 不能只写 “加强管理”，必须包含 5 要素：

1. 问题描述（和审核报告原文一致）

2. 根本原因

3. 纠正：当下怎么补救（补记录、补培训、硬件维修，附前后对比照片、佐证文件）

4. 预防措施：以后怎么防止再发生（增加巡检、加入月度 SCAN 内审）

5. 责任人 + 完成日期

- Critical 项优先闭环，证据要扎实

- 想要拿到 2 年有效期：分数≥95、无严重不符合、全部 CAP 一次性通过

## 九、现场红线（绝对不能踩，踩了直接红灯不通过）

1. 伪造记录、P 图七点检查照片、安排员工统一背假话

2. 监控录像保存不足、大面积盲区、无法回放

3. 不使用 ISO17712 封条，封条无管控、无领用台账

4. 敏感岗位完全没有背景调查

5. 集装箱七点检查没有执行、无照片、无台账

## 十、小技巧（适合 Costco 客户）

Costco 审核员会特别关注**出货、封条、装柜流程**，建议平时就把装柜拍照、封条台账做成常态化，而不是验厂前临时补；日常每月做一次内部 SCAN 自查。

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